ETIKA I UPOZORENJE O PREVARI

 

ETIČKA LINIJA: SPECIFIČAN SUSTAV GRUPE LEGRAND

Legrand Grupa promiče poštivanje važećih zakona i propisa, posebice putem Vodiča za dobru poslovnu praksu i Povelje o temeljnim načelima. Sustav upozorenja za cilj ima podržati načela Usklađenosti i etičke politike Legrand Grupe, omogućujući svakom dotičnom pojedincu da sudjeluje u sprječavanju rizika. U tom je kontekstu Legrand Grupa kreirala ovaj specifični profesionalni sustav upozorenja poznat pod nazovim "Etička linija". 

Etičkom linijom mogu se služiti zaposlenici i svi dionici Grupe (kupci, dobavljači, savjetnici itd.). Upotreba Etičke linije i obrada ovih upozorenja regulirana su dolje navedenim pravilima. Sva upozorenja izdana putem Etičke linije koja nisu usklađena s ovim pravilima ne mogu se uzeti u obzir. Etičkom linijom upravlja službenik za usklađenost poslovanja Grupe. Etičkoj liniji može se pristupiti putem digitalne platforme: https://legrand.signalement.net/

Ova je adresa dostupna isključivo na sljedećim mjestima: 

  • na intranetu Grupe posvećenom usklađenosti poslovanja: Dialeg Compliance 
  • u Povelji o temeljnim načelima Grupe 
  • na web-mjestu legrandgroup.com 
  • u dokumentu za registraciju Legrand Grupe 

Etičkoj liniji može pristupiti samo službenik za usklađenost poslovanja Grupe, a ovisno o prirodi upozorenja, o tom se pitanju može očitovati potpredsjednik odjela za ljudske resurse i to u područjima koja se odnose na zdravlje i sigurnost na radu i uznemiravanje na radnom mjestu. 

Korištenje sustava upozorenja nije obavezno. 

Ovaj sustav upozorenja samo je dodatni sustav koji se nudi zaposlenicima i dionicima Grupe, a njegova se svrha ne ogleda u zamjeni ostalih postojećih postupaka. Uz to, kontaktirati se mogu i sljedeće strane: 

  • Izravni rukovoditelji 
  • Odjel za ljudske resurse 
  • Predstavnici iz odjela za etiku 
  • Službenici za usklađenost poslovanja 
  • Interna revizija Grupe 
  • Kontrola financijskog poslovanja Grupe 
  • Uobičajene kontakt osobe (npr. nabava, marketing itd.). 

Sustav upozorenja Grupe dostupan je na nekoliko jezika.

Područja na koja se odnosi 

Navedene činjenice moraju se odnositi na sljedeće slučajeve: 

  • Zločin ili kazneno djelo 
  • Očito i ozbiljno kršenje međunarodne obveze, jednostranog akta međunarodne organizacije, zakona ili propisa koji je Francuska pravilno ratificirala ili odobrila 
  • Prijetnju ili ozbiljnu štetu općem interesu za koju je izdavač upozorenja bio osobno svjestan 
  • Postojanje ponašanja ili situacija koje su suprotne Povelji o temeljnim načelima i Vodiču za dobru poslovnu praksu 

Etička linija posebno se može koristiti u sljedećim područjima: 

  • Usklađenost u poslovnim odnosima s našim dionicima: 
  • Usklađenost s pravilima konkurenata 
  • Borba protiv korupcije i zloupotrebe položaja 
  • Sprječavanje pranja novca 
  • Upravljanje rizikom od prijevara 
  • Poštivanje ljudskih prava na radnom mjestu:  
  • Suzbijanje rada djece 
  • Suzbijanje prisilnog rada 
  • Jamčenje slobode udruživanja i slobode sindikata 
  • Poštivanje pristojnih uvjeta rada 
  • Suzbijanje diskriminacije i uznemiravanja na radnom mjestu 
  • Jamčenje zdravlja i sigurnosti na radu. 
  • Ozbiljno narušavanje okoliša: ova se stavka posebno može odnositi na emisije ili onečišćenje tla, zraka i vode, nezakonito odlaganje otpada itd. 

Upozorenja se, međutim, ne smiju odnositi na elemente obuhvaćene povjerljivošću nacionalne obrane, medicinskom povjerljivošću ili povjerljivošću odnosa između odvjetnika i njihovih klijenta. 

Upotreba Etičke linije

Zaposlenici i dionici koji koriste sustav upozorenja Grupe moraju djelovati u dobroj namjeri, te ni pod kojim uvjetima ne smiju namjerno izricati lažne optužbe ili djelovati na način da im jedina namjera bude nanošenje štete ili stjecanje osobne koristi. Svaka osoba koja svjesno daje lažne izjave, a u potpunosti poznaje činjenice, otkriva obmanjujuće informacije ili djeluje u lošoj vjeri ili na nasilan način, može biti podložna disciplinskim mjerama ili postupcima koji su u skladu s važećim zakonima i propisima. Suprotno tome, uporaba sustava u dobroj vjeri ne smije rezultirati nikakvom disciplinskom sankcijom protiv autora upozorenja, čak i ako se naknadno utvrdi da su navodne činjenice netočne ili ako se utvrdi nepostojanje potrebe za provedbom daljnjih radnji. Izravne ili neizravne prijetnje ili odmazde protiv zaposlenika koji je dobronamjerno izdao upozorenje neće se tolerirati. Zaposlenici ne smiju biti izloženi uznemiravanju ili trpjeti negativne posljedice koje se tiču njihovog položaja, a koje su nastale kao rezultat dobronamjernog izdavanja upozorenja. Sustav upozorenja Grupe vodi računa o sustavu zaštite zviždača koji im treba zajamčiti njihova prava. 

Zaštita zviždača 

Pravni okvir koji se primjenjuje na zviždače pokriva sva upozorenja, bez obzira na to jesu li ih izdali zaposlenici Grupe ili dionici. Taj se pravni okvir primjenjuje u svakoj situaciji u kojoj se autori upozorenja mogu smatrati zviždačima, tj. kada ispunjavaju sljedeće uvjete:  

  • Posjeduju osobna znanja o činjenicama 
  • Djeluju u dobroj vjeri 
  • Djeluju nesebično, a izdavanjem upozorenja ne stječu osobnu korist i ne ostvaruju dobit 
  • Ne žele nanijeti štetu 
  • Otkrivaju ozbiljne činjenice 

Autor upozorenja stoga uživa visok stupanj zaštite: 

  • Imunitet od kaznenog progona samo ako izdano upozorenje ispunjava kriterije definirane u francuskom Zakonu Sapin II od 9. prosinca 2016. koji se odnose na transparentnost, borbu protiv korupcije i modernizaciju gospodarskih aktivnosti te ako je otkrivanje neophodno i proporcionalno zaštiti dotičnih interesa i izrađuje se u skladu s planiranim postupcima upozorenja 
  • Povjerljivost podataka koji ih se tiču, osim u slučaju zabrane vlasti u okviru pravnog postupka 
  • Izmjena tereta dokazivanja 
  • Zviždač ni na koji način ne može biti otpušten, sankcioniran ili diskriminiran zbog toga što je činjenice iznio u skladu s načelima postupka obavještavanja o upozoravanju 

U skladu s ovim zakonskim odredbama navedenim u Povelji o temeljnim načelima Grupe, Legrand zviždačima pruža zaštitu od odmazde. To znači da nitko ne može trpjeti odmazde ili prijetnje odmazdom jer je problem prijavio u dobroj vjeri. Svatko tko misli da je bio predmetom odmazde ili smatra da je bio izložen prijetnjama ili uznemiravanju, mora to odmah prijaviti, bilo svom izravnom rukovoditelju, Odjelu za ljudske resurse Grupe ili Odjelu za pravne poslove i usklađenost poslovanja Grupe. 

Autori upozorenja i povjerljivost 

Autore upozorenja potiče se da se otkriju svoj identitet u svrhu rješavanja upozorenja. Upozorenje pojedinca koji želi ostati anoniman bit će obrađeno, posebice ako se radi o činjeničnim elementima koji su dovoljno detaljni da Grupi omoguće izvršenje potrebne provjere. O svim anonimnim upozorenjima može se razgovarati s autorom upozorenja kako bi se olakšala provjera prokazanih činjenica. 

Autoru upozorenja osigurat će se zaštita koja se odnosi povjerljivost upozorenja: 

  • Njihov identitet i osobni podaci bit će strogo povjerljivi, posebno u pogledu pojedinca kojeg se upozorenje tiče 
  • Službenik za usklađenost poslovanja Grupe sadržaj upozorenja može obznaniti pojedincima izvan Etičkog i Visokog povjerenstva samo ako je njihovo sudjelovanje nužno potrebno za rješavanje dotičnog upozorenja. U tom će slučaju te osobe također morati poštivati strogu povjerljivost podataka koje dobivaju u okviru upozorenja i to potpisivanjem posebne obveze o povjerljivosti. 

Izuzev pravnih vlasti, elementi koji bi mogli identificirati autora upozorenja mogu se otkriti samo uz pristanak ove osobe. 

Dijeljenje informacija s osobom na koju se upozorenje tiče 

Službenik za usklađenost poslovanja Grupe tu će osobu obavijestiti o upozorenju koje se na nju odnosi čim se zabilježe podaci koji se odnose na tu osobu. Obavijest neće biti uručena u slučaju posebnih okolnosti i uz suglasnost Etičkog povjerenstva, posebice u slučaju kada je potrebno poduzeti mjere predostrožnosti. Na primjer, kako bi se spriječilo uništavanje dokaza koji se odnose na upozorenje. U tom slučaju može doći do kašnjenja u obavještavanju ove osobe. Ova će osoba također biti obaviještena o navodnim činjenicama za koje je optužena, o svim službama koje su mogle zaprimiti upozorenje, o uvjetima pod kojima može ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te o činjenici da je Legrand France odgovoran za sustav. 

Zaprimanje upozorenja 

Po primitku upozorenja, autor će bez ikakve odgode biti pismeno obaviješten o zaprimanju upozorenja, o razumnom vjerojatnom roku za ispitivanje prihvatljivosti te o uvjetima pod kojima će biti obaviješten o posljedicama upozorenja. Potvrda o primitku ne potvrđuje prihvatljivost upozorenja. 

Izdavatelj upozorenja dobit će pravnu zaštitu povezanu sa statusom „zviždača“ ako djeluje u skladu sa prioritetnim stupnjevima francuskog Zakona Sapin II. Prvi prioritet tog zakona ogleda se u internim upozorenjima unutar dotičnog entiteta, nakon čega slijedi upozorenje usmjereno ka vlastima te, u konačnici, izdavanje obavještenja koje je upućeno široj javnosti. Prema tome, izdavatelj upozorenja, samo u slučaju izostanka dubinske analize u razumnom vremenskom roku, može razmotriti mogućnost kontaktiranja nadležnog tijela u skladu s nacionalnim zakonskim odredbama. Ako govorimo isključivo o Francuskoj, izdavatelj se može obratiti pravosudnim, upravnim ili profesionalnim tijelima, a u određenim slučajevima i Francuskoj agenciji za borbu protiv korupcije (AFA) koja može obavijestiti nadležnog državnog odvjetnika, ako je ta mogućnost primjenjiva te ako je u skladu s francuskim zakonom o kaznenom postupku. Ako se upozorenje ne riješi u roku od tri mjeseca od trenutka kada je jedna od kontaktiranih organizacija bila obaviještena, upozorenje se može otkriti javnosti. U skladu s francuskim Zakonom Sapin II, izdavači upozorenja s prebivalištem u Francuskoj o svom upozorenju i navodnim činjenicama i rizicima povezanim s korupcijom i zloupotrebom položaja mogu obavijestiti pučkog pravobranitelja, kako bi mogli biti usmjereni prema odgovarajućoj organizaciji koja će zaprimiti upozorenje. U slučaju ozbiljne i neposredne opasnosti ili rizika od nepovratne štete, upozorenje se iznimno može izravno poslati pravosudnim, državnim ili profesionalnim tijelima, a isto se tako može i objaviti javnosti. 

Obrada upozorenja 

Sva upozorenja zaprimljena putem digitalne platforme zaprima službenik za usklađenost poslovanja Grupe. 

Svako upozorenje proći će kroz postupak preliminarne procjene koju će, u uvjetima potpune povjerljivosti, provoditi službenik za usklađenost poslovanja Grupe, kako bi, prije bilo kakvih uputa, utvrdio pripada li upozorenje djelokrugu postupka upozoravanja. Sva upozorenja koja očito ne spadaju u djelokrug postupka, koja nisu ozbiljne prirode, koja su izrađena u lošoj vjeri ili koja predstavljaju nasilnu ili zlonamjernu prijavu te sva upozorenja koja se odnose na činjenice koje se ne mogu provjeriti bit će uništena bez odgađanja, o čemu će njihov autor biti obaviješten. 

Ako je upozorenje prihvatljivo, autor će o tome biti obaviješten u roku naznačenom u potvrdi o primitku upozorenja. 

Službenik za usklađenost poslovanja Grupe poduzet će sve potrebne korake kako bi obradio upozorenje, ponajprije i ako je to potrebno, izdavanjem uputa kako bi se utvrdila istinitost i bit prijavljenih činjenica. Ove upute mogu biti izdane od strane reduciranog internog tima koji čine zaposlenici Grupe koji su posebno kvalificirani u ovom području (lokalni službenik za usklađenost poslovanja, lokalni predstavnik za ljudske resurse i poslovni stručnjak) koji su vezani pojačanom obvezom o povjerljivosti. Ovisno o okolnostima, istraga može biti povjerena Etičkom povjerenstvu koje se sastoji od viših ili funkcionalnih članova Izvršnog odbora i glavnog financijskog direktora, ako slučaj obuhvaća financijske aspekte, te šefa financijske kontrole i unutarnje revizije Grupe ako postoje implikacije povezane s unutarnjom revizijom ili financijskim utjecajima. Ovisno o potrebi, s Etičkim povjerenstvom može biti povezan i kontrolor financijskog poslovanja Grupe u dotičnoj zemlji. Ovo će Povjerenstvo biti odgovorno za provođenje naših istraga i revizija te stoga postaje tijelo za izvršenje obrade upozorenja. Ovisno o primjenjivosti, ovaj interni tim može dobiti podršku od specijaliziranih pružatelja usluga koji su obvezani istim pravilima povjerljivosti. 

Autor upozorenja bit će uključen u postupak istrage samo radi provjere prijavljenih činjenica i prijenosa novih podataka ili novih dokumenata. Postupak istrage, sadržaj i naknadno izvješće strogo su povjerljivi, uključujući i autora ili upozorenje. 

Završetak aktivnosti obrade 

Povjerljivo izvješće bit će predstavljeno Etičkom povjerenstvu koje se sastoji od viših ili funkcionalnih članova Izvršnog odbora i glavnog financijskog direktora, ako slučaj obuhvaća financijske aspekte, te šefa financijske kontrole i unutarnje revizije Grupe ako postoje implikacije povezane s unutarnjom revizijom ili financijskim utjecajima. Ako su okolnosti posebno ozbiljne ili uključuju visok stupanj rizika, izvješće će biti predstavljeno Visokom povjerenstvu koje čine članovi Etičkog povjerenstva i glavni izvršni direktor. Ako su potrebne korektivne mjere, Etičko ili Visoko povjerenstvo kontaktirat će dotičnu lokalnu upravnu liniju kako bi predložilo plan djelovanja. Moguće disciplinske mjere ili pravni postupci provest će se u okviru važećih zakonskih odredbi. Dotična menadžerska linija mora obavijestiti službenika za usklađenost poslovanja Grupe o poduzetim korektivnim radnjama. 

Ovisno o primjenjivosti, dokazane činjenice mogu dovesti do odgovarajućeg ažuriranja matrice rizika usklađenosti. 

Statističko praćenje upozorenja 

Povjerenstvo za usklađenost poslovanja Grupe sastavit će statističko izvješće o upozorenjima povezanim s Grupom. Ova izvješća bit će podržana pokazateljima uspješnosti (KPI) u svrhu statističkog praćenja upozorenja. Sadržaj upozorenja neće se objavljivati na sastancima Povjerenstva za usklađenost poslovanja Grupe. 

Čuvanje i obrada osobnih podataka 

Osobni podaci koji se odnose na upozorenje obrađivat će se na temelju zakonskih obveza, te u skladu sa zahtjevima francuskog Zakona Sapin II i francuskog zakona o dužnosti brižnog postupanja od 27. ožujka 2017. koji se odnosi na dužnost brižnog postupanja matičnih tvrtki prema ugovornim tvrtkama. 

Sadržaj poruka i privitaka koje je poslao izdavatelj upozorenja može sadržavati osobne podatke. Obrađivati se mogu samo sljedeće kategorije podataka: 

  • identitet, položaj i podaci za kontakt izdavatelja profesionalnog upozorenja 
  • identitet, položaj i podaci za kontakt osoba na koje se upozorenje odnosi 
  • identitet, položaj i podaci za kontakt osoba koje su uključene u postupak prikupljanja ili obrade upozorenja 
  • prijavljene činjenice 
  • elementi prikupljeni u okviru provjere prijavljenih činjenica 
  • izvješće o radnjama koje su poduzete tijekom provjere 
  • posljedice upozorenja 

Profesionalna upozorenja rješavaju se samo na temelju podataka koji su formulirani na objektivan način. Na primjer, datumi, imena i interni položaji osoba uključenih u upozorenje koji se izravno odnose na djelokrug Etičke linije i koji su nužno potrebni za provjeru navodnih činjenica. Opis činjenica na koje se poziva u upozorenju mora biti izmjeren te mora naglašavati činjenicu da se radi samo o pretpostavkama čiju će točnost i istinitost možda trebati provjeriti dodatnim istragama. 

Razdoblje čuvanja osobnih podataka 

Razdoblje čuvanja ovakvih podataka u aktivnoj bazi podataka ovisi o njihovoj obradi. 

  • Podaci koji se odnose na upozorenje, a koje se po primitku smatra nedopuštenima, odmah će se izbrisati. 
  • Ako se upozorenje smatra prihvatljivim, podaci koji se odnose na to upozorenje zadržat će se u aktivnoj bazi podataka: 
  • dok se obrada ne završi, ako nakon upozorenja ne slijedi disciplinski ili pravni postupak 
  • do okončanja postupka, ako se protiv dotične osobe ili autora upozorenja o zloupotrebi pokrene disciplinski ili pravni postupak. 

Nakon što se izbrišu iz aktivne baze podataka, osobni će se podaci privremeno čuvati, i to u periodu od šest godina u slučaju upozorenja koja se odnose na navodno kazneno djelo ili u periodu od deset godina u slučaju optužbe za zločin. Operacijama arhiviranja upravlja službenik za usklađenost poslovanja Grupe. 

Pravo na pristup i izmjene 

Svim osobama identificiranim u Etičkoj liniji daje se pravo pristupa, ispravljanja i brisanja netočnih ili zastarjelih podataka koji se odnose na njih i to u skladu s primjenjivim propisima Republike Francuske koji se odnose na zaštitu osobnih podataka. Osoba na koju se upozorenje odnosi ni pod kojim okolnostima, ni pozivanjem na pravo pristupa, ne smije dobiti informacije povezane s identitetom autora upozorenja. 

Zahtjev mora biti poslan poštom i uručen službeniku za usklađenost poslovanja Grupe ili internom e-poštom putem platforme za upozorenje koja je dostupna na sljedećoj adresi: https://legrand.signalement.net/ 

Ovisno o primjenjivosti, ovi se podaci mogu staviti na raspolaganje drugim subjektima Grupe i/ili pružateljima usluga koji djeluju kao podizvođači i koji su također obveznici ugovora o povjerljivosti. U slučaju prijenosa podataka u zemlju koja nije članica Europske unije, prijenos će se izvršiti prema važećim odredbama koje se odnose na međunarodne prijenose osobnih podataka. Slanjem zahtjeva, autor upozorenja može zatražiti da bude obavješten o uvjetima i jamstvima koja reguliraju ovaj prijenos. 

Komunikacija postupka 

Zaposlenicima Grupe postupak je dostupan Intranetu. 

Dionici postupak mogu pronaći na web-mjestu legrandgroup.com, u odjeljku "Poslovna etika" ili na ovom link:

PRIJAVA NEZAKONITE, NEETIČKE I/ILI OPASNE ČINJENICE ILI PONAŠANJA